Correo Unilibrista

TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO DEL CORREO ELECTRONICO
PARA LA UNIVERSIDAD LIBRE 

Dentro de esta política se establecen las condiciones de términos y servicio para las cuentas de correo institucional. 

Los términos y condiciones definidos en esta política deben ser cumplidos por toda persona a quien se asigne una cuenta de correo institucional, así mismo las licencias y características de las herramientas estarán sujetas al perfil institucional y podrán ser modificadas por Microsoft dentro de las condiciones de servicio para el sector educativo. 

 Todo incumplimiento de las condiciones de uso podrá ocasionar sanciones sobre la prestación del servicio incluyendo sanciones según sea el caso. 

 Condiciones de Uso Cuenta de Correo Institucional 

1. La cuenta de correo institucional es personal e intransferible, la información y el uso del servicio corresponde enteramente al usuario a quien se asigne el correo.
2. Es responsabilidad del usuario todas las actividades realizadas con la cuenta de correo suministrado por la Universidad.
3. La gestión de la contraseña es responsabilidad del usuario posterior al primer ingreso a la plataforma de office 365. Se encuentran habilitadas dos opciones de restablecimiento automático por número de teléfono o a un correo que debe suministrar el usuario en el momento del acceso inicial.
4. Las cuentas de correo estarán activas siempre que exista un uso y actividad permanente, en caso de que la cuenta no registre ningún tipo de actividad teniendo en cuenta el numeral dos (2) sobre Condiciones de Prestación de Servicio del Correo Institucional, se eliminará dicha cuenta.
5. La cuenta de correo institucional, así como las herramientas que están asociadas son para uso exclusivo de apoyo académico y/o administrativo.
6. Está estrictamente prohibido el uso del correo institucional para actividades comerciales, envío de publicidad no autorizada (spam) o cualquier acción que pueda afectar la reputación de la universidad.
7. No se permite el uso del correo institucional para distribuir material ofensivo, discriminatorio, ilegal o que viole derechos de autor.
8. El correo institucional debe utilizarse principalmente para fines académicos y administrativos, evitando el almacenamiento de archivos personales que puedan afectar la capacidad del servicio.
9. Es obligatorio activar la autenticación en dos pasos para mayor seguridad en el acceso al correo institucional.
10. El usuario no debe compartir su contraseña con terceros ni utilizar credenciales de otra persona para acceder al servicio de correo institucional.
11. Está prohibido el uso del correo institucional para actividades que comprometan la seguridad de la información, como el envío de datos sensibles sin cifrado o la instalación de software no autorizado.
12. Es responsabilidad del usuario mantener actualizada en la plataforma de office 365 los datos de contacto para la recuperación de la contraseña.
13. La totalidad de las cuentas de correo institucional están sujetas a las disposiciones de seguridad establecidas en las políticas institucionales del gobierno de seguridad de la información. 

 Condiciones de Prestación del Servicio Correo Institucional 

1. Todas las cuentas institucionales asignadas estarán sujetas al licenciamiento  y a los cambios de condiciones de servicio de Microsoft.
2. Todas las cuentas institucionales vigentes se entregaran bajo el dominio @unilibre.edu.co.
3. Las contraseñas de las cuentas institucionales expirarán cada 180 días.
4. Las cuentas de correo institucionales estarán activas mientras exista una vinculación y un uso por parte del estudiante, docente o egresado, en caso de que la cuenta no tenga ningún tipo de actividad después de (2) dos años se eliminará dicha cuenta con toda la información contenida en ella en este sentido la universidad no se hará cargo de la información allí contenida.
5. La universidad se reserva el derecho de monitorear el uso del correo electrónico en caso de alguna actividad sospechosa que infrinjan las políticas institucionales, disposiciones y normativas legales.
6. La universidad podrá desactivar o eliminar las cuentas en caso de detectar uso indebido o el incumplimiento de las políticas establecidas.
7. Una vez eliminada la cuenta por inactividad o por desvinculación de la universidad, no será posible recuperar los correos ni archivos almacenados en la nube asociados a la cuenta. Se recomienda realizar copias de seguridad de la información.
8. Las renovaciones de vigencia del servicio se realizan automáticamente teniendo en cuenta el pago de matrícula, los estados académicos o con una vinculación contractual.
9. La nemotecnia y denominación de las cuentas de correo estarán definidas bajo los lineamientos desde la dirección nacional para las TIC, esto dependerá del tipo del tipo de usuario o cuenta de servicio asignada.  
10. Las cuentas asignadas a estudiantes activos, que no sean utilizadas durante un período de un (2) dos años. serán eliminadas, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
11. Las cuentas asignadas a estudiantes que pasen en su condición académica a egresados se mantendrán con el licenciamiento de estudiantes durante un periodo de (1) un año posterior a esto se reasignará una nueva licencia para  egresados, la cual solo tendrá correo institucional  con un almacenamiento reducido, por lo cual será necesario el usuario respalde su información, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
12. Las cuentas asignadas a estudiantes se mantendrán activas hasta un periodo de (2) dos años teniendo en cuenta la última matrícula registrada en el sistema, posterior a esto la cuenta será eliminada, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
13. Las cuentas asignadas a egresados que no sean utilizadas durante un período de un (1) un año. serán eliminadas, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
14. Las cuentas asignadas a docentes se mantendrán activas hasta la finalización de la vinculación contractual, posterior a esto la cuenta será eliminada, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
15. Las cuentas asignadas al personal administrativo se mantendrán activas hasta la finalización de la vinculación contractual, posterior a esto la cuenta será inactivara durante un periodo de (3) tres meses, por ultimo pasado este tiempo las cuentas serán eliminadas, a partir de esto la universidad no se hace cargo de la información allí contenida.
16. Las cuentas de servicio y buzones compartidos solo podrán ser solicitados por los lideres y responsables de las diferentes dependencias, estas cuentas deberán respetar la nemotecnia definida desde la dirección nacional para las TIC.
17. Las cuentas asignadas a invitados serán eliminadas de manera semestral.
18. Recuerde que desde la universidad nunca se solicitan las contraseñas por correo electrónico ni por otros medios.  

Es importante señalar que todas las cuentas que tengan modificaciones en el licenciamiento, en las capacidades de almacenamiento o cuando la cuenta puede ser eliminada por condiciones de servicio, puede ocasionar perdida de información en el Correo Electrónico, OneDrive, SharePoint, Teams entre otras aplicaciones de Office 365, por tal razón es importante que el usuario realice las correspondientes copias de respaldo  ya que la Universidad Libre no se hace responsable por pérdidas de información derivadas de este proceso.  

Licencias y Almacenamiento 

• Teniendo en cuenta las condiciones de servicio de Microsoft y las licencias existentes para el sector educativo. Se determinan las siguientes capacidades de almacenamiento para as cuentas de correo institucional. 

Glosario de Términos 

• Autenticación de Dos Factores (2FA): Un método de seguridad que requiere dos formas diferentes de identificación para acceder a una cuenta o aplicación. Usualmente combina dos controles de seguridad, por ejemplo una contraseña con un código enviado por mensaje de texto, una contraseña conocida por el usuario y una autorización desde una aplicación que valida el acceso.
• Dominio: Un dominio es una identificación única dentro de un espacio en Internet que representa a una organización o entidad, esta identificación permite direccionar y administrar cuentas de correo electrónico, nombres de una dirección de internet así como la denominación  de servicios en línea.
• Gigabyte (GB):Una unidad de medida de almacenamiento para datos de manera digital que equivale a 1,024 megabytes (MB), esta medida se utiliza actualmente para medir el uso de una capacidad de almacenamiento en una aplicación, sistema de información y correo electrónico entre otros.
• SGSI: Sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI), donde se define para la institución todas las políticas y lineamientos para la protección  de la  información y de los activos informáticos de manera de manera sistemática.
• OneDrive: Plataforma de almacenamiento en línea del fabricante Microsoft que permite a los usuarios guardar archivos y datos en la nube, sincronizarlos y acceder a ellos desde múltiples dispositivos.
• Licencia A1: Tipo de licencia educativa de Microsoft Office 365 que ofrece acceso a servicios básicos como correo electrónico y de comunicación, con limitaciones para el almacenamiento en las herramientas en linea. 
• Licencia A3: Un tipo de licencia educativa de Microsoft Office 365 que incluye un acceso completo a todas las aplicaciones y servicios de Office Online, con mayores capacidades de almacenamiento y funcionalidades avanzadas de colaboración y seguridad. Así mismo este tipo de licenciamiento incluye cinco (5) licencias gratuitas del paquete Office en su última versión disponible.