Tomando como punto de partida el Articulo 36 de los Estatutos de la Universidad Libre, donde se establece como una de las funciones de la Secretaría General, «organizar y mantener el Archivo General de la Universidad», el 10 de Marzo de 2014, la H. Consiliatura aprueba el Acuerdo
No. 02, «Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre», entendiendo la Gestión Documental, como uno de los ejes fundamentales para la toma de decisiones, para el mejoramiento continuo de los Sistemas Integrados de Gestión, para la consolidación de un patrimonio documental y como insumo primario para la construcción de la memoria institucional a lo largo
del tiempo. 
 
Con la creación del Acuerdo, nace también la Oficina, el Proceso, el Equipo de Gestión  Documental, el Comité Nacional de Archivo y el Sistema Nacional de Archivos, quien se ha encargado de adelantar actividades Archivísticas a partir de la apropiación de la normativa nacional emitida por el Archivo General de la Nación (AGN), como marco de buenas prácticas administrativas en la gestión de documentos administrativos y académicos a nivel institucional, previendo las diferentes fases de los Archivos (Gestión, Central e Histórico), los  principios, los procesos Archivísticos bajo el concepto de Archivo Total. 
 
Así las cosas, bajo la Ley 594 de 2000 «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones» y la normativa vigente, se han estipulado los proyectos en Gestión Documental, los cuales se encuentran plasmados en el PIDI 2015-2024 en el programa 11 de Sistemas Integrados de Gestión. Esto ha conllevado, la elaboración de Instrumentos Archivísticos primordiales para la Gestión Documental, como lo son: Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental e Inventarios Documentales y también, la incorporación del proceso de Gestión Documental en el Sistema de Gestión de Calidad. 

Tomando como punto de partida el Articulo 36 de los Estatutos de la Universidad Libre, donde se establece como una de las funciones de la Secretaría General, «organizar y mantener el Archivo General de la Universidad», el 10 de Marzo de 2014, la H. Consiliatura aprueba el Acuerdo
No. 02, «Por el cual se crea el Sistema de Archivos y se expide el reglamento General de Gestión Documental de la Universidad Libre», entendiendo la Gestión Documental, como uno de los ejes fundamentales para la toma de decisiones, para el mejoramiento continuo de los Sistemas Integrados de Gestión, para la consolidación de un patrimonio documental y como insumo primario para la construcción de la memoria institucional a lo largo
del tiempo. 
 
Con la creación del Acuerdo, nace también la Oficina, el Proceso, el Equipo de Gestión  Documental, el Comité Nacional de Archivo y el Sistema Nacional de Archivos, quien se ha encargado de adelantar actividades Archivísticas a partir de la apropiación de la normativa nacional emitida por el Archivo General de la Nación (AGN), como marco de buenas prácticas administrativas en la gestión de documentos administrativos y académicos a nivel institucional, previendo las diferentes fases de los Archivos (Gestión, Central e Histórico), los  principios, los procesos Archivísticos bajo el concepto de Archivo Total. 
 
Así las cosas, bajo la Ley 594 de 2000 «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones» y la normativa vigente, se han estipulado los proyectos en Gestión Documental, los cuales se encuentran plasmados en el PIDI 2015-2024 en el programa 11 de Sistemas Integrados de Gestión. Esto ha conllevado, la elaboración de Instrumentos Archivísticos primordiales para la Gestión Documental, como lo son: Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental e Inventarios Documentales y también, la incorporación del proceso de Gestión Documental en el Sistema de Gestión de Calidad. 

Las Tablas de Retención Documental constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la Universidad Libre, acorde a su estructura orgánico – funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. Tienen cobertura para todas las Seccionales de la Universidad, para todas las Unidades Académicas y Administrativas y se encuentran aprobadas por el Comité Nacional de Archivo. 

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. 
 
El índice de Información Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo índice y en el Programa de Gestión Documental.